Metodología para la elaboración de diagnósticos para la implementación de la estrategia de gobierno en linea (página 2)

Enviado por Yunior Andrés Castillo Silverio

Partes: 1, 2, 3

Fase de interacción en línea

Mecanismos de Interacción

Para el sitio Web principal:

Monografias.com

Para sitios Web adicionales al principal:

Criterio	Observaciones
Buzón de contáctenos	En la página inicial se debe ofrecer un botón o enlace de contáctenos, ya sea mediante una dirección de correo electrónico o un formulario.
Buzón de peticiones, quejas y reclamos	En la página inicial se debe realizar un vínculo al botón o enlace de peticiones, quejas y reclamos de la entidad.
Esquema de búsqueda	En la página inicial se debe habilitar un esquema de búsqueda, con posibilidad de refinamiento de palabras clave y combinaciones.
Suscripción a servicios de información al correo electrónico	Se debe ofrecer la posibilidad de suscribirse a servicios de información sobre noticias y/o boletines y/o publicaciones y/o eventos para ser enviados al correo electrónico.
Suscripción a servicios de información al teléfono móvil	Se debe ofrecer la posibilidad de suscribirse a servicios de información sobre noticias y/o boletines y/o publicaciones y/o eventos para ser enviados al teléfono móvil.
Encuestas de opinión	Se debe disponer de encuestas de opinión sobre temas generales relacionados con la finalidad de la iniciativa, programa, plan o dependencia y de interés de los particulares.
Información en audio y/o video	Se debe ofrecer la información más relevante en audio y/o video.
Descarga de documentos	Se debe habilitar la descarga de documentos y publicaciones, entre otros.
Mecanismos de participación	Se deben habilitar mecanismos de participación como foros de discusión y/o listas de correo y/o salas de conversación y/o blogs, ya sea directamente sobre el sitio Web de la iniciativa, programa, plan o dependencia o el sitio Web de la entidad.

Formularios

Para el sitio Web principal:

Criterio	Observaciones
Formularios para descarga o diligenciamiento en línea	Se deben poner a disposición gratuita de los particulares, a través del sitio Web, todos los formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales.

Para sitios Web adicionales al principal:

Criterio	Observaciones
Formularios para descarga o diligenciamiento en línea	Se debe realizar enlace a los formularios que en relación con la iniciativa, programa, plan o dependencia se hayan publicado en el sitio Web principal.

Trámites y/o servicios

A partir de la información consignada en el numeral 2.2.2., se define en qué grado de avance se encuentra la entidad con respecto al siguiente cuadro, aplicando un cuadro para trámites y un cuadro para servicios.

BAJO-ALTO: Entre el 1% y el 50% de las etapas del 81% al 100% de los trámites/servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos	MEDIO-ALTO: Entre el 51% y el 80% de las etapas del 81% al 100% de los trámites/servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos	ALTO-ALTO: Entre el 81% y el 100% de las etapas del 81% al 100% de los trámites/servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos
BAJO-MEDIO: Entre el 1% y el 50% de las etapas del 51% al 80% de los trámites/servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos	MEDIO-MEDIO: Entre el 51% y el 80% de las etapas del 51% al 80% de los trámites/servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos	ALTO-MEDIO: Entre el 81% y el 100% de las etapas del 51% al 80% de los trámites/servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos
BAJO-BAJO: Entre el 1% y el 50% de las etapas del 1% al 50% de los trámites/servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos	MEDIO-BAJO: Entre el 51% y el 80% de las etapas del 1% al 50% de los trámites/servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos	ALTO-BAJO: Entre el 81% y el 100% de las etapas del 1% al 50% de los trámites/servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos

Fase de transacción en línea

Utilidades Web

Para el sitio Web principal:

Criterio	Observaciones
Acceso vía WAP/PDA	El sitio Web de la entidad debe ser accesible vía WAP/PDA.
Consulta del estado de un trámite y/o servicio	Se debe habilitar la opción de consultar y hacer seguimiento en línea al estado de un trámite y/o servicio.
Plazos de respuesta	Se debe especificar a los usuarios el plazo de respuesta a su solicitud al gestionar un trámite y/o servicio.
Medición de la satisfacción de los usuarios	Se debe contar con herramientas para medir el grado de satisfacción de los usuarios frente a los trámites y servicios de la entidad.
Georeferenciación	Las entidades deben contar con un sistema de Georeferenciación que represente espacialmente la cobertura de los resultados de sus acciones estratégicas.
Otro idioma	Se debe ofrecer una versión del sitio Web en otro idioma diferente al español.
Política de seguridad	Se debe contar con políticas de seguridad que adicionalmente incluyan: uso de registro de usuarios, acorde con el modelo de autenticación electrónica del Estado colombiano; gestión de sesiones seguras; generación de logs de auditoría.
Monitoreo del desempeño y uso	Las entidades deben contar con un mecanismo para monitorear el desempeño y uso del sitio Web, sus trámites y servicios en línea.

Para sitios Web adicionales al principal:

Criterio	Observaciones
Acceso vía WAP/PDA	El sitio Web debe ser accesible vía WAP/PDA.
Medición de la satisfacción de los usuarios	Se debe contar con herramientas para medir el grado de satisfacción de los usuarios frente a los servicios de la iniciativa, programa, plan o dependencia.
Otro idioma	Se debe ofrecer una versión del sitio Web en otro idioma diferente al español.
Política de seguridad	Se debe contar con políticas de seguridad que adicionalmente incluyan: uso de registro de usuarios, acorde con el modelo de autenticación electrónica del Estado colombiano; gestión de sesiones seguras; generación de logs de auditoría.
Monitoreo del desempeño y uso	Se debe contar con un mecanismo para monitorear el desempeño y uso del sitio Web y servicios en línea.

Trámites y/o servicios

A partir de la información consignada en el numeral 2.2.2., en los cuales NO se requiere comprobar existencia de alguna circunstancia con otra entidad pública para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, se deberá definir en qué grado de avance se encuentra la entidad con respecto al siguiente cuadro, con un cuadro para trámites y un cuadro para servicios.

BAJO: El 100% de las etapas que pueden ofrecerse en línea del 1% al 50% de los trámites/servicios priorizados se encuentran automatizadas.

MEDIO: El 100% de las etapas que pueden ofrecerse en línea del 51% al 80% de los trámites/servicios priorizados se encuentran automatizadas.

ALTO: El 100% de las etapas que pueden ofrecerse en línea del 81% al 100% de los trámites/servicios priorizados se encuentran automatizadas.

Fase de transformación en línea

Rediseño de procesos y procedimientos

Criterio	Observaciones
Plan de simplificación, racionalización y estandarización de trámites	Se debe tener definido y aprobado por el Departamento Administrativo de la Función Pública el plan de simplificación, racionalización y estandarización de trámites.
Ejecución del plan (ejecutado vs. programado)	Se verificará la ejecución de acciones para el logro del Plan de simplificación, racionalización y estandarización de trámites (ejecutado vs. programado), según reporte del Departamento Administrativo de la Función Pública.

Orientación al ciudadano

Para el sitio Web principal:

Criterio	Observaciones
Plan de servicio al ciudadano	Se debe tener definido y aprobado por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano el plan de servicio al ciudadano.
Ejecución del plan (ejecutado vs. programado)	Se verificará la ejecución de acciones para el logro del Plan de simplificación, racionalización y estandarización de trámites (ejecutado vs. programado), según reporte del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano.
Múltiples canales	Se debe proveer trámites y servicios en línea mediante canales diferentes a Internet.
Cadenas de trámites	Se debe participar en por lo menos una cadena de trámites automatizada a través de la cual se proveen servicios por medios electrónicos a ciudadanos y/o empresas.
Ventanillas únicas virtuales	Se debe proveer asociaciones de trámites y/o servicios comunes y/o complementarios a través de ventanillas únicas virtuales.
Personalización	Se debe habilitar herramientas de personalización para que los usuarios adapten los sitios Web a sus necesidades y preferencias.
Accesibilidad Web	Se debe cumplir con la totalidad de los estándares internacionales de acceso. Para verificar este aspecto se podrán usar herramientas de revisión referenciadas por la W3C.

Para sitios Web adicionales al principal:

Criterio	Observaciones
Múltiples canales	Se debe proveer servicios en línea mediante canales diferentes a Internet.
Personalización	Se debe habilitar herramientas de personalización para que los usuarios adapten los sitios Web a sus necesidades y preferencias.
Accesibilidad Web	Se debe cumplir con la totalidad de los estándares internacionales de acceso. Para verificar este aspecto se podrán usar herramientas de revisión referenciadas por la W3C.

Generación de capacidades

Criterio	Observaciones
Formación en Gobierno En Línea	Los planes de capacitación y/o formación de la entidad deben incluir temáticas de Gobierno En Línea.
Formación en temas relacionados con el Gobierno En Línea	Los planes de capacitación y/o formación de la entidad deben incluir alguno de los siguientes aspectos asociados al Gobierno En Línea: la optimización de procesos, el servicio al ciudadano, la gestión del cambio y la formulación de incentivos para la promoción del uso del Gobierno En Línea.

Gestión de Información

Criterio	Observaciones
Red de Alta Velocidad del Estado Colombiano	Se debe estar incorporado a la Red de Alta Velocidad del Estado Colombiano, al menos en la sede principal, cuando ésta se encuentre en las ciudades donde la RAVEC está instalada.
Centro de Datos	Los servicios telemáticos deben estar alojados bajo modelos de computación por demanda o computación utilitaria.
GEL-XML	Se debe utilizar el lenguaje común del Estado colombiano para el intercambio de información entre sistemas (GEL-XML) por lo menos en aquellos sistemas de información que interoperen o deban interoperar con otros sistemas de otras entidades.
GEL-POINT	Se debe aplicar las políticas de interoperabilidad del Estado colombiano (GEL-POINT).
Enrutador transaccional	Se debe contar con por lo menos un Servicio Web para la interacción con el enrutador transaccional.
Centro de Interacción Multimedia	La provisión de información, trámites y servicios de la entidad por múltiples canales debe soportarse en el uso de centros de interacción multimedia.

Flujos y sistemas de información al interior de la entidad

A partir de la información consignada en el numeral 2.2.1., en los casos en que la entidad sea la responsable del flujo, se deberá definir mediante el siguiente cuadro, el grado de avance en que se encuentra la entidad a partir de soportar el intercambio mediante el uso de sistemas de información.

BAJO: Entre el 1% y el 50% de los flujos soportan el intercambio mediante el uso de sistemas de información

MEDIO: Entre el 51% y el 80% de los flujos soportan el intercambio mediante el uso de sistemas de información

ALTO: Entre el 81% y el 100% de los flujos soportan el intercambio mediante el uso de sistemas de información

Trámites y/o servicios

Las entidades públicas no pueden solicitar a los particulares la presentación de documentos de competencia de otras autoridades y en los casos en que una entidad requiera comprobar existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición que obre en otra entidad pública, deberá solicitarlo directamente a la otra entidad, mediante el uso de sistemas telemáticos que permitan integrar y compartir información, tal como lo establece la Ley 962 de 2005.

A partir de la información consignada en el numeral 2.2.2., en los cuales SÍ se requiere comprobar existencia de alguna circunstancia con otra entidad pública para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, se deberá definir en qué grado de avance se encuentra la entidad con respecto al siguiente cuadro, con un cuadro para trámites y un cuadro para servicios.

BAJO: El 100% de las etapas que pueden ofrecerse en línea del 1% al 50% de los trámites/servicios priorizados se encuentran automatizadas.

MEDIO: El 100% de las etapas que pueden ofrecerse en línea del 51% al 80% de los trámites/servicios priorizados se encuentran automatizadas.

ALTO: El 100% de las etapas que pueden ofrecerse en línea del 81% al 100% de los trámites/servicios priorizados se encuentran automatizadas.

Fase de democracia en línea

Participación en la toma de decisiones

Para el sitio Web principal:

Criterio	Observaciones
Construcción y seguimiento a políticas, planes, programas y temas legislativos	Se deben habilitar espacios donde los ciudadanos se identifiquen plenamente y participen activa y colectivamente en la construcción y/o seguimiento a políticas, planes, programas y temas legislativos para los cuales se convoque como mínimo: miembros de la comunidad, representantes de agremiaciones, representantes de la sociedad civil, representantes de la academia, periodistas, servidores públicos; y los cuales sean liderados por mandatarios y/o dirigentes de las instituciones públicas.
Discusión y consulta en línea para la toma de decisiones	Se deben utilizar herramientas (tales como foros en línea y/o listas de correo y/o salas de conversación y/o blogs) donde los ciudadanos se identifiquen plenamente y participen activa y colectivamente en la discusión y la consulta en línea para la toma de decisiones con comunidades relacionadas.
Resultados de la participación por medios electrónicos	Se deben presentar los resultados de la participación de la ciudadanía por medios electrónicos en la toma de decisiones y la construcción de políticas, planes, programas y temas legislativos.
Integración del Gobierno En Línea a la política sectorial	En el último plan, programa o proyecto institucional estructurado se deben haber incorporado acciones para el acceso a dichos servicios y/o beneficios por medios electrónicos.
Incentivos para la participación por medios electrónicos	Se debe incentivar a la ciudadanía a contribuir en participar en la toma de decisiones y construcción de políticas, planes, programas y temas legislativos.

Para sitios Web adicionales al principal:

Criterio	Observaciones
Construcción, seguimiento, discusión y consulta en línea	Ya sea directamente sobre el sitio Web de la iniciativa, programa, plan o dependencia o el sitio Web de la entidad, se deben habilitar espacios donde los ciudadanos se identifiquen plenamente y participen activa y colectivamente en la construcción, seguimiento, discusión o consulta de las principales decisiones relacionadas con la iniciativa, programa, plan o dependencia. Para estos ejercicios, en los que debe involucrarse el líder de la iniciativa, programa, plan o dependencia, se debe incentivar la participación de diferentes actores (miembros de la comunidad, representantes de agremiaciones, representantes de la sociedad civil, representantes de la academia, periodistas, servidores públicos; y los cuales sean liderados por mandatarios y/o dirigentes de las instituciones públicas) y se deben presentar los resultados de la participación por medios electrónicos.

Poblaciones más vulnerables

Criterio	Observaciones
Información, trámites y servicios dirigidos a población vulnerable	Se deben habilitar mecanismos que permitan la atención a población vulnerable (Información, servicios y trámites).

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